9.6.2014

סדר מקומי חדש - כאוס ובלגן במחשב האישי



בפוסט הקודם ראינו מה החשיבות של סדר ונקיון.

Power Strip - Organizing Ideas - Redbookבפוסט זה ננסה ללמוד איך לעשות סדר בניירת הוירטואלית (תרשימים רבותי, תרשימים) ובמחשב

כשאנחנו מביטים בערימות הניירת שמצטברות אצלנו (וירטואלית או פיזית) , לא תמיד מסודר לנו בראש מה צריך לעשות איתן.


לכולנו ברור - בתוך ערימות הניירת מתחבאים כל מיני ניירות שצריך פשוט לזרוק.
את מה שלא - כדאי ומומלץ לתייק. דרך אגב, יש שאומרים ששיטת התיוק הטובה ביותר היא פח הזבל או סל הניירות.



Big box storage
בעידן האינטרנט הצורך בשמירת הררי נירות, מסמכים וכד' שואף לאפס.
אין צורך להצטייד בארונות וקלסרים...

Filing cabinets are ugly. How about this filing trunk instead?!
הכל אפשר לשמור במחשב האישי ובשרתים (ענן) ברחבי הרשת.
אבל ארגון ושמירת ניירת באופן פיזי ו/או וירטואלי (במחשב ובאינטרנט) מצריכים שיטה כלשהי כי החוכמה היא לא רק לסדר אלא למצוא ולשלוף את החומר בצורה המהירה ביותר לכשנצטרך אותו.



לכל אחד יש את שיטת התיוק שלו, הלוגיקה המתאימה לו.
צריך לאמץ שיטת תיוק וסידור אחידה ולא לשנות ולהמציא את הגלגל כל פעם מחדש.

אין דרך מושלמת ע"מ לקבל סדר וארגון.
הטיפים שמצאתי ברשת ואפרט את חלקם כאן, הם רק דרך אחת לסדר ולארגן. אני מקווה שחלקם יעזרו לכם.


המחשב הפך להיות צומת המידע, תמונות ומוזיקה בבית.
אנחנו שומרים עליו



  • קבצי תוכנה
  • מסמכים
  • תמונות
  • מצגות
  • קבצי מוסיקה
  • קבצי וידאו
  • משחקים
  • ועוד
המחשב אינו משמש אותנו רק לעבודה (אם בכלל). הוא מרכז עבורנו מידע, מוזיקה וזיכרונות.

אנו צוברים לא מעט קבצים שבסופו של דבר מפוזרים בתיקיות שונות במחיצות הדיסק. לאחר זמן מה, נוצר קושי באיתור וניהול הקבצים הללו. 
כאשר המחשב אינו מסודר נכון, אנחנו מבזבזים זמן רב בניסיון למצוא חומר שאנו זקוקים לו ולעיתים אף לא למצוא אותו כלל.
ההבדל היחיד בין בלגן בבית (או במשרד) לבין בלגן במחשב הוא שהאחרון תופס פחות מקום ונסתר מהעין.
מעבר לכך - זה בלגן לכל דבר ועניין.


הנה כמה סימנים שתוכלו בעזרתן לזהות אם הכאוס והבלגן שולטים במחשב שלכם.

  • על שולחן העבודה יש לפחות 40 סמלים (אייקונים)
  • תיקיית "המסמכים שלי" מכילה לפחות 300 קבצים, לפחות 60 תיקיות
  • אתם משתמשים הרבה באופציית החיפוש של המחשב ע"מ למצוא משהו
  • אתם שומרים את כל מסמכי המלל (דוגמאת Word) בתיקייה אחת, את הגליונות האלקטרונים בתיקייה שניה וכך הלאה
  • קובץ שאתם מחפשים עשוי להמצא בלפחות 4 תיקיות שונות
ועוד
ארגון המידע במחשב יעזור לכם בין היתר גם ב:

  • למצוא ולשלוף במהירות חומר שאתם מחפשים
  • להעביר את החומר שצברתם למחשב חדש
  • לסנכרן החומר עם מחשבים אחרים שאתם עובדים עליהם
  • לגבות את החומר
חוץ מזה לסדר וארגון לא באמת צריך סיבה. זה כיף יותר, מועיל יותר


ראשית כמה נקודות חשובות לפני שאמשיך.

אני יוצאת מתוך הנחה שרובכם, קוראים נאמנים שלי, יודעים מהו קובץ, מהי תיקייה, איך שומרים, יוצרים, שולפים וכד'.





אני ככלל שומרת את החומר שלי בתיקיות /מחיצות המחשב השונות מכונן c.

כונן C משמש את המחשב לעבודה שלו. אם תעמיסו עליו המחשב יעבוד לאט יותר, אם בכלל.

גם כאשר יש צורך בפרמוט המחשב, קל יותר לגבות כוננים שאינם C ואח"כ לטעון חזרה למחשב חדש/מפורמט.





נקודה נוספת - מסמכים וכל חומר שאתם מבטלים מועברים  לסל המחזור.
אם לא תנקו אותו - לא הגדלתם את הזיכרון הפנוי. ודרך אגב, רק לאחר שניקיתם את סל המחזור ועשיתם restart  למחשב, רק אז ישנה השפעה על זיכרון המחשב.


גם אחרי שניקיתם את סל המחזור והפעלתם מחדש את המחשב נשארים שיירים במחשב שלכם.

שיירים אלה ניתן לנקות בצורה נוספת, כמו דחיסת/איחוי נתונים וכד'. 

פעולת האיחוי מחברת את חלקי הקבצים והתיקיות במחשב ע"מ שמערכת ההפעלה תוכל למצוא אותם בקלות ולפתוח אותם.










להלן כמה טיפים להתחיל להתארגן


  • אם מצאתם/החלטתם על שיטה - תדבקו בה.
  • בחרו בתיקיית הבסיס/השורש שתחתיה תשמרו את החומר בזהירות רבה.
    הימנעו מהתיקייה הסטנדרטית המגיעה עם מערכת ההפעלה "המסמכים שלי".
    היא מתמלאת בזבל מהר מדי, כמעט כל תוכנה שמותקנת מתלבשת על תיקייה זו.
    צרו תיקייה ראשית שלכם, ולפי המלצתי בכונן השונה מ-C.
  • יצרתם תיקייה ראשית - צרו והשתמשו בתיקיות משנה. צרו כמה רמות של תיקיות משנה אך אל תגזימו בקינון.
  • תנו לתיקיות שלכם ולקבצים שמות חכמים, בעלי משמעות.
  • השתמשו בקצורי דרך בכל מקום עבור קבצים/תיקיות חשובות או שמישות תדיר.
    קיצור דרך ניתן למחוק בכל רגע מבלי לאבד את המקור.
  • חפשו מסמכים בשם doc או משהו דומה ובדקו אם זה לא סתם מסמך שנפתח תוך כדי עבודה.
    בדקו את תיקיית ההורדות ובדקו אם צריך לשמור או לזרוק.
  • כאשר אתם באים לתייק ולבדוק חומר במחשב, מיינו תחילה את הרשימה לפי התאריך האחרון של השנוי.
    זו אינדקציה טובה לרמת השימוש והצורך שלנו בחומר
  • הכנסו ללוח הבקרה ולתוכנות המותקנות ובדקו מה את צריכים ומה כבר לא.
  • רכזו את הסיסמאות שלכם לאתרים שונים הדורשים סיסמא במקום אחד.
    אני רושמת את כולם בקובץ ושומרת כגיבוי במייל שלי.
    יש תוכנות, חלקן חינמיות, המרכזות עבורנו את הסיסמאות לאתרים.
    תוכנה חינמית כזו, היא למשל Last Pass.
  • דואגים לגיבוי.
    אפשר לגבות בכמה דרכים - דיסק חיצוני, Cd, בגיבוי ענן ועוד.
    על גיבוי בענן - בפוסט אחר.
  • קובץ שומרים במקום אחד במחשב. אם הוא מתאים לכמה קטגוריות, שומרים במקום אחד ובשאר שומרים קיצור דרך אל המקום בו שמרנו באמת.
    ישנם כלים חינמיים ברשת שמאפשרים לכם למצוא קבצים כפולים. הנה אחד לדוגמא- כאן
  • נסו למצוא תיקיות/קבצים גדולים התופסים נפח גדול מהמחשב שלכם. כדאי אולי להעביר לגיבוי חיצוני/גיבוי ענן.
    הכלי הזה הוא אחד הכלים החינמיים ברשת המאתר קבצים /תיקיות גדולות במחשב שלכם.
הזכרתי קודם יצירת קיצורי דרך.
קיצור דרך לקובץ יוצרים ע"י הקשה ימנית עליו.
בחלון הנפתח- בוחרים "קיצור דרך".




את קיצור הדרך "נגזור" מהמקום בו יצרנו אותו ו-"נדביק" אותו בתיקיה המתאימה.
כמו שכתבתי- מחיקת קיצור דרך לא נוגעת כלל לקובץ המקורי.
ולראיה- אם תנסו למחוק קיצור דרך של תוכנית, תקבלו הודעה כי מחיקת הקיצור תמחק רק את "קיצור הדרך" ולא את התוכנית באמת. נסו ותווכחו.


למדו להשתמש במילות מפתח ותגיות.
מילות מפתח אמנם משמשות  בעיקר באתרים/בלוגים ע"מ לשפר את מיקום הקישור במנועי החיפוש, אבל אפשר להשתמש בלוגיקה לכל קובץ, ע"מ לשפר האת מהירות שליפת הקובץ בעת חיפוש במחשב.

מרבית הכלים המחפשים/מאתרים חומר, משתמשים בתגיות המצורפות לקובץ.
ניתן להשתמש בתגיות כפתרון חכם לניהול ואיתור קבצים המאוכסנים במחשב, לצרף מספר תגיות לקובץ יחיד וע"י כך להציג אותו במקומות שונים בעץ הספריות.
יש תוכנות חינמיות שיכולות לעזור לכם בזה, למשל זו-Tag2Find
השתמשו במאפייני הקובץ ע"מ לשמור נתונים מזהים אחרים, גם מילות מפתח.
הקישו ב"עכבר ימני" על הקובץ והקישו על מאפיינים


בחלונית שנפתחת, בחרו בלשונית "סיכום".



בחלונית המתקבלת תוכלו להוסיף מאפיינים מזהים לקובץ.



ובגירסת windows 7 (או שמא 8) (תודה למלי)









שולחן העבודה, תיקיית ההורדות ותיקיית המסמכים הם שלושת המיקומים שיש בהם את הריכוז הגבוה ביותר של קבצים לא מסודרים במחשב.


שולחן העבודה, ה-Desktop, הוא למעשה ממשק השליטה שלנו במחשב, לכן השתדלו לשמור עליו נקי ומסודר והימנעו משמירת קבצים ותיקיות עליו.

תתחילו לזרוק/למחוק את כל מה שאין בו שימוש יותר.
מה שיש בו שימוש לא יומיומי- העבירו לתיקיית המסמכים.


לא עדיף ששולחן העבודה שלכם יראה ככה



תמונות רקע לסידור האייקונים על שולחן העבודה

אם בא לכם לשנות את תמונת הרקע, יש בקשור הזה כמה רעיונות וההסבר איך עושים זאת




עוד "אתר" במחשב שלנו שמתמלא בזבל ואי סדר הוא רשימת המועדפים שלנו.
לכולנו יש אתרים בהם אנחנו מבקרים לעיתים תכופות, אתרים אותם תמיד כדאי לנו לשמור בהישג יד והדרך הנוחה והמהירה היא שמירה ב"מועדפים".
בכל אחד מהדפדפנים מסמן את ה"מועדפים" הכוכב הקטן.

אחת הטעויות הנפוצות אצל רבים היא שמירה ב"מועדפים", ברשימה ארוכה ובלתי נגמרת.
במצב כזה, האתר שרצינו לשמור אותו בהישג יד הולך לאיבוד בים האתרים האחרים שרצינו לשמור בהישג יד.

רצוי ביותר לחלק את "המועדפים" שלנו לתיקיות ותיקיות משנה, ממש כמו את הקבצים במחשב שלנו.





לא רק הזכרון של המחשב צריך נקיון וארגון.
תתפלאו, לניקיון הפיזי של המחשב יש השפעה גדולה על מהירותו - מחשב נקי הוא מחשב שעובד מהר יותר.
אל תשכחו שגם כיף יותר להשתמש במקלדת ועכבר נקיים ולהביט במסך מבריק.
מדריך שימושי לצחצוח המחשב מ-א' ועד ת', תמצאו כאן

דאגו גם לסדר את הכבלים הרבים שיוצאים/נכנסים למחשב.
שימו תגית על כל כבל, קרוב לקטע שבו הוא מתחבר לחשמל.


23 Easy Organizing Ideas for Your Entire Life

Clamp Card Holder

הערה (תודה ל מלי על ההארה)
חלק מה"תמונות" של קטעי ה-windows מתאימים למערכת ההפעלה-Window XP כי זו מערכת ההפעלה שיש לי.
מה שחשוב זה העקרון. תמצאו את המקבילים במערכות ההפעלה שיש במחשב שלכם

   
בפוסט הבא נגבה באתרים חינמיים, גיבוי ענן